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sorare ブロック チェーン・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(建築士編)

 「紙文書の電子化(データ化)」を行えば、身の回りの紙がすっきり片付き、さらにPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも見られて、キーワードで検索したり、手軽に共有したりと、さまざまな業務で効率アップが期待できます。

 この連載では、紙文書のデータ化に欠かせない「ドキュメントスキャナ」の導入が、さまざまな業種の悩みをどのように解決してくれるのか、文書管理のプロがバッチリお答えします。さて、今回のお悩み相談は?

ファイナンシャルプランナーが抱える文書管理の悩みをスキャナで解決!

文書管理プロ ファイナンシャルプランナーということは、お客様から資産や年金関連の相談を受けていらっしゃるんですよね。

悩める人【Fさん】 ファイナンシャルプランナー。勤務していた保険会社を退職、独立開業して今年で5年目とのこと。子育ての傍ら、個人を対象にした保険や住宅、資産運用のコンサルティングをされているそうです

Fさん ええ。現在の支出の明細や給与明細、契約している生命保険の証券、それにローンの契約書など、さまざまな書類を見せてもらって、お客様に適したマネープランのアドバイスを行うんですけど、書類の取り扱いがすごく大変で。

文書管理プロ 扱う書類の種類も多いですものね。

Fさん 手元にあらゆる資料のコピーを集めてから分析にかかるんですけど、とにかく枚数が多くて、あとサイズもばらばらなので、コピーを取るだけで一苦労なんですよ。あと、コピーを取るのに資料を預かる必要があるんですが、手元から離れることに不安を感じるお客さんも多くて。

文書管理プロ 手持ちの資産に関する情報がぎっしり詰まっているわけですから、あまり長時間預けるのは心理的に抵抗がありますよね。でも、お客様に事務所に来てもらっていれば、その場でコピーを取ってすぐに返却すればいいんじゃありませんか?

Fさん それが、こちらからお客様のお宅に伺ったり、カフェなどでお話を聞くことも多いんですよ。お客様自身にあらかじめコピーを用意してもらえればいいんですけど、話をしている最中に新しい書類が出てくることもよくあるんです。「そう言えば、こんなのもありました」って。それらはコピーが用意されていませんので。

文書管理プロ なるほど、それでまとめて預かったうえ、コピーを取らざるを得ないわけですね。

Fさん ええ。しかも同じような属性のお客様を複数抱えていると、書類が混ざってしまう危険もあって。もちろんしっかりファイリングして管理していますが、コピーを取った直後は取り違えそうになることがあって、たまにドキッとさせられます。

【文書管理プロ】 スキャナに精通し、紙文書の電子化に余念のない業務カイゼンのプロフェッショナル。普段からデスクに書類を残さないことを信念にしており、あまりに席が片付きすぎていることから、仕事をしていないのでは? と同僚に疑われるのがもっかの悩みとか。お気に入りはキヤノンのスキャナ「imageFORMULA」シリーズ

文書管理プロ キラーン!(メガネが光る) それならスキャナを使ってみてはどうですか?

Fさん スキャナって、紙をパソコンなどの画面上で見られるようにする、あのスキャナですか?

文書管理プロ そうです。モバイルタイプのスキャナならば、出先で打ち合わせをしながら、その場でスキャンして控えが取れますよ。薄い紙のスキャンにも強いので、薄紙の申込書なども保存できますし、あとカードのスキャンにも対応しているので、身分証明書などの控えなども取っておけます。

Fさん へー、スキャナっていろんな書類がスキャンできるんですね。

文書管理プロ 異なるサイズの原稿もまとめてセットでき、サイズも自動的に認識してくれるので、いろいろな書類が混在した状態でもへっちゃらです。1つのPDFファイルにまとめてしまえば、1ページだけ脱落して、どのお客様の書類だったか分からなくなるような事故も回避できるでしょう。

Fさん でも、裏表のある書類だと片面ずつ自分でひっくり返してスキャンしなくてはいけないでしょう? 私、おっちょこちょいなので、うっかりもう片面だけをスキャンし忘れそうで、ちょっと怖いです。もし明細の一部が欠けていたら、正確な試算ができなくなってしまいますし……。

文書管理プロ 確かにモバイルタイプのスキャナは、片面ずつしか原稿を読み取れない製品が普通ですね。でもキヤノンの「DR-P208II」ならば、モバイルタイプのスキャナでも両面同時スキャンができるので、そうしたミスも防げますよ。お客様の資料以外にも、年金やローンにまつわるさまざまな統計資料をスキャンして保存しておけば、いつでもタブレットなどでお客様に見せることができ、提案に役立つはずです。

Fさん それはいいアイデアですね! 出先でお客様の書類を読み込むだけでなく、外出する際に持っていく紙の資料も減らせるので、もっと荷物を減らして身軽にでかけられそう。相談して本当によかったです。保険や住宅、資産運用の相談はいつでも受け付けていますので、先生もぜひいらしてください。

文書管理プロ ありがとうございます。考えておきます(笑)。

「DR-P208II」は持ち運びに便利なスティックタイプでも、最大10枚の原稿をセットでき、両面スキャンにも対応したドキュメントスキャナです。折りたたみ傘をバッグに入れて持ち歩くような感覚で、スキャナを手軽に携帯できます。重量は約600グラムと、500ミリリットルのペットボトル程度です

・前回記事 → ズバリ知りたい! 業務で使う「ドキュメントスキャナ」活用指南(建築士編)

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